Peran Tanda Tangan Elektronik di Era Digital & Hal-hal Penting yang Wajib Kamu Tahu!

Di era digital seperti sekarang ini, keberadaan tanda tangan elektronik menjadi unsur yang penting dalam transaksi dan komunikasi online. Bagaimana tidak, kemajuan teknologi yang pesat telah membawa perubahan kebiasaan untuk menggunakan tanda tangan elektronik, menggantikan tanda tangan konvensional yang dianggap kurang efektif.

Ditambah lagi dengan adanya pandemi Covid-19 yang mengganggu aktivitas manusia, walhasil segala kegiatan dikonversi ke dalam bentuk elektronik, sehingga mau tidak mau berbagai pihak harus mematuhi regulasi terkait penggunaan tanda tangan elektronik untuk keperluan penandatanganan dokumen-dokumen penting.

Dasar Hukum Tanda Tangan Elektronik di Indonesia

Di Indonesia, regulasi terkait tanda tangan elektronik termaktub dalam Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) dan Peraturan Pemerintah 82/2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

Peraturan tersebut jadi dasar hukum implementasi tanda tangan elektronik sebagai syarat keabsahan dokumen elektronik.

Tanda Tangan Elektronik (TTE) juga dapat memberikan legalitas seperti halnya tanda tangan basah, karena keduanya mampu menjamin keaslian dokumen. Bedanya, serangkaian proses tersebut dilakukan tanpa adanya saksi fisik dan verifikasi visual.

TTE memiliki peran yang sangat krusial di era digital saat ini, berikut beberapa peran pentingnya.

Peran Penting Tanda Tangan Elektronik di Era Digital

1. Memfasilitasi Transaksi Online

Bagi sebagian orang yang berkecimpung di dunia bisnis online, kehadiran tanda tangan elektronik memainkan peran yang cukup krusial untuk mempermudah terkait urusan administratif.

Hal ini dikarenakan, dengan menggunakan tanda tangan elektronik, proses transaksi online menjadi lebih mudah dan cepat. Para pihak juga dapat menandatangani dokumen secara elektronik dari mana saja, tanpa perlu bertemu secara langsung atau mengirim dokumen fisik.

2. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan sifatnya yang mudah diaplikasikan di mana pun, menjadikan TTE sebagai pilihan bagi orang-orang yang “nggak mau ribet”. Alasannya sederhana, karena dari segi efisiensi waktu dan biaya, TTE jauh lebih hemat dan mudah.

Penggunaan tanda tangan elektronik menghilangkan kebutuhan untuk mencetak, mengirim, dan menunggu dokumen fisik untuk ditandatangani secara manual.

Para pihak dapat menyelesaikan proses tanda tangan dalam hitungan menit, yang secara signifikan menghemat waktu dibanding tanda tangan secara manual.

3. Menjamin Keamanan dan Keabsahan Dokumen Elektronik

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, keberadaan TTE dapat menjadi instrumen keabsahan suatu dokumen elektronik. Seperti transaksi dalam perbankan digital misalnya, yang telah mengadopsi TTE sebagai bagian dalam melakukan transaksi digital antar pengguna.

Munculnya e-KYC dan tanda tangan elektronik pada sistem perbankan digital berdampak positif untuk memperluas digitalisasi dan mendukung terwujudnya inovasi digital yang lebih beragam, demi memberikan keamanan, kemudahan, dan keamanan transaksi bagi nasabah.

3 Hal yang Harus Diketahui Seputar Tanda Tangan Digital

Terdapat beberapa poin penting yang harus diketahui sebelum mengaplikasikan tanda tangan digital pada dokumen Anda. Berikut selengkapnya:

1. Pastikan Data Pribadi yang Termuat dalam Tanda Tangan Digital Valid dan Masih Berlaku

Sebelum mendaftarkan diri ke penyedia layanan tanda tangan elektronik, pastikan data pribadi yang dimasukkan berstatus valid dan dinyatakan masih berlaku. Karena, penyedia layanan perlu menerbitkan sertifikat digital berdasarkan informasi tersebut.

Jika data diri yang disetorkan ternyata tidak valid, maka hal ini akan berdampak pada keabsahan dokumen tersebut. Yakni membuat isi perjanjian yang terkandung di dalamnya menjadi tidak sah serta tidak berkekuatan hukum.

2. Perhatikan Tingkat Keamanan Penyedia Layanan

Sebelum memutuskan untuk menggunakan tanda tangan elektronik, Anda harus memperhatikan terkait sistem keamanan dari perusahaan penyedia layanan yang dituju.

Usahakan untuk mengecek sistem keamanan perusahaan dan memastikan data pribadi pengguna disimpan dengan baik dan terjamin keamanannya.

Anda bisa memilih perusahaan yang telah menerapkan keamanan berstandar Internasional seperti Privy, yang telah bersertifikasi ISO 27001 sejak 2018 silam.

Startup penyedia layanan tanda tangan elektronik pertama ini mendapatkan sertifikasi keamanan dari dua lembaga Internasional yang menggunakan standar sistem manajemen keamanan informasi atau Information Security Management System (ISMS). Artinya, setiap data yang diproses di dalamnya sudah bisa dipastikan aman dan terlindungi dengan baik.

3. Cek Penggunaan Kriptografi Asimetris Pada Penyedia Layanan TTE

Hal terakhir yang perlu diperhatikan yakni terkait penggunaan kriptografi asimetris pada tanda tangan elektronik. Mungkin masih banyak di antara kita yang menganggap TTE merupakan tanda tangan basah yang diunggah secara elektronik. Tentu ini adalah salah kaprah yang sering terjadi ketika berbicara mengenai TTE.

Sejatinya, tanda tangan elektronik baru diakui keabsahannya, apabila telah menggunakan sistem kriptografi asimetris, sehingga melalui kriptografi inilah yang membuat tanda tangan digital bersifat nirsangkal serta berkekuatan hukum. Dengan kecanggihan sistem ini, dapat mendeteksi jika sewaktu-waktu terjadi perubahan sekecil apa pun pada dokumen.

Nah, dengan memahami peran penting tanda tangan elektronik dan hal-hal penting yang perlu diperhatikan, Anda dapat memanfaatkan teknologi ini secara optimal. Pastikan Anda memilih layanan Privy penyedia TTE terpercaya, sesuai prosedur dan regulasi yang ditetapkan, serta selalu jaga keamanan data pribadi.

Sumber referensi:
● https://blog.privy.id/3-hal-untuk-tanda-tangan-digital/
● https://kominfo.belitung.go.id/2022/03/23/tanda-tangan-elektronik-vs-tanda-tangan-digital/
● https://www.hukumonline.com/berita/a/layanan-tanda-tangan-digital-privy-mudahkan-industri-jasa-hukum-lt6304f9bb45440/